パソコンで定型的なメールや文章を効率よく作成/入力する方法

パソコンで定型的なメールや文章を効率よく作成/入力する方法

仕事で日々メールや書類を作成していると、思いのほか定型的な文章を入力していることが多いことに気づきますが、定型的な文章を毎回すべて入力するのはとても非効率です。

そこでここでは、パソコンなどで電子メールや書類を作成するときに、効率よく定型文を入力する方法を紹介します。

IMEのユーザー辞書に定型文を登録する

日本語入力システム(IME)の多くは、標準機能としてユーザー辞書機能を搭載しています。この機能を利用することで、少ない入力文字で目的の文字列を入力することができます。

具体的な利用方法は、以下の記事で紹介しています。

Windows10のMicrosoft IMEでユーザー辞書を活用して効率よく日本語入力する方法
ここでは、Windows10のMicrosoft IMEで、ユーザー辞書へ単語を(一括)登録する方法や、登録したユーザー辞書をエクスポートする方法を紹介します。

入力補助ツールを利用する

個人的にもっともおススメしたい方法が、入力補助ツールを利用する方法です。

入力補助ツールは、使いこなすのに若干の慣れが必要ですが、使い方を覚えれば手放せないものになるでしょう。

個人的におススメする入力補助ツール「Phrase Express」については、以下の記事で紹介しています。

Windows10で定型テキストを効率よく入力するならPhrase Express
ここでは、Windows10で定型文を効率よく入力するためのツール「Phrase Express」の使い方を紹介します。

テンプレート機能を利用する

電子メールサービスとして有名な「Gmail」や統合オフィスツールの代名詞「Microsoft Office」などでは、定型文をテンプレートとして登録できる機能を搭載しており、活用することでメールや書類を効率よく作成できるでしょう。

たとえば、Web版のGmailでテンプレートを利用する方法は、以下の記事で紹介しています。

Web版Gmailで効率よくメール作成する方法(テンプレート)
Gmailでのメール作成で、お決まりの文言を入力することが多いなら「テンプレート」機能を使って、よく使う文章をテンプレート化しておくことで、メール作成にかかる時間を効率化できます。
Web版Gmailで宛先・件名・本文を設定したテンプレートを作成する方法
ここでは、WebブラウザにカスタマイズしたURLを入力することで、宛先・件名・本文が入力済みのGmailの新規メッセージ作成画面を開く方法を紹介します。

あとがき

仕事でメールや書類を作成していると、定型的な文章を入力することが結構あります。そのようなときに、毎回一から入力していては効率が良くありません。

上で紹介した方法を、ぜひお試しください。

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