Windows10で定型的なメールや文章を効率よく作成する方法3選

Windows10で定型的なメールや文章を効率よく作成する方法3選

仕事で日々メールや書類を作成していると、思いのほか定型的な文章を入力していることが多いことに気づきますが、定型的な文章を毎回すべて入力するのは非効率です。

そこで、ここでは電子メールや書類を作成するときなどに、効率よく定型文を入力する方法を紹介します。

IMEのユーザー辞書に定型文を登録する

日本語入力システム(IME)の多くは、標準機能としてユーザー辞書機能を搭載しています。この機能を利用することで、少ない入力文字で目的の文字列を入力することができます。

具体的な利用方法は、以下の記事で紹介しています。

Windows10で効率よく文字入力するならユーザー辞書も活用しよう。
Windows10の標準日本語入力システム「Microsoft IME」には、効率よく文字入力するための機能として「予測入力」があります...

入力補助ツールを利用する

個人的にもっともおススメしたい方法が、入力補助ツールを利用する方法です。

入力補助ツールは、使いこなすのに若干の慣れが必要ですが、使い方を覚えてマクロ機能なども利用すれば、手放せないものになるでしょう。

個人的におススメする入力補助ツール「Phrase Express」については、以下の記事で紹介しています。

Windows10であらゆる定形テキストの入力を効率化する(Phrase Express)
仕事で文章を書く場合、メール作成時、書類作成時、コード作成時など、場面に応じてお決まりの文章を書くことが思いのほか多いのではないでしょう...
「Phrase Express」のマクロ機能を使う
定型文の入力を効率化してくれるツール「Phrase Express」には、マクロ機能があります。マクロ機能を利用すれば、定型文をより柔軟...

テンプレート機能を利用する

メール作成ツールや文書作成ツールの中には、定型文をテンプレートとして登録できる機能を搭載しているので、活用すればメールや書類をテンプレートから効率よく作成できるでしょう。

たとえば、Web版のGmailでテンプレートを利用する方法は、以下の記事で紹介しています。

Web版Gmailで定型文をテンプレート登録して、メール作成を効率化する方法
仕事やプライベートでの電子メールとしてGmailを利用している方も多いと思いますが、Gmailで作成したメールの内容を思い返してみると、...
Webサービス版Gmailで宛先・件名・本文を設定したテンプレートを作成する方法
普段Gmailを利用していて、おおむね便利に利用していますが、こんな機能があったらなぁと思う機能として、送信済みメールの再利用があります...

あとがき

仕事でメールや書類を作成していると、定型的な文章を入力することが結構あります。そのようなときに、毎回一から入力していては効率が良くありません。

上で紹介した方法を、ぜひお試しください。

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