Gmailで受信メールを効率よく整理するには「ラベル」「アーカイブ」「フィルター」を使いこなそう

Gmailで受信メールを効率よく整理するには「ラベル」「アーカイブ」「フィルター」を使いこなそう

Gmailで日々たくさんのメールを受信している場合、効率よくメールを整理するには、受信メールにラベルを付けたり、アーカイブを使いこなすことが重要です。

そこで、ここではWeb版のGmailを利用して、受信したメールにラベルを付ける、受信したメールをアーカイブする、ラベル付けとアーカイブを自動処理する(フィルタを作成する)方法を紹介します。

ラベル

ラベルとは

Gmailでは、受信したメールをフォルダーに移動するという概念がなく、すべてのメールは同じ場所に保存されており、メールに「ラベル」を付けて、ラベルを指定することで必要なメールだけを表示しています。

たとえば、受信トレイに表示されているメールやごみ箱に表示されているメールも、それぞれ「受信トレイ」や「ごみ箱」といったラベルが付いていると考えれば分かりやすいでしょう。

ラベルを作成する

ラベルを作成するには、Gmailの設定画面から作成したり、特定のメールを選択、もしくは開いている状態でラベルアイコンから作成することができます。

Gmailで受信メールを効率よく整理するには「ラベル」「アーカイブ」「フィルター」を使いこなそう

設定画面から作成する場合

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必要なラベルを前もって作成しておきたい場合は、設定画面から作成することになりますが、通常はラベルを付けたい任意のメールを選択した状態で、ラベルアイコンから作成するのが簡単で、ラベル付けも同時にできるのでおススメです。

作成したラベルは、画面左側の一覧に表示され、それぞれのラベルとクリックすると、そのラベルが付いたメールだけを表示することができます。

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メールにラベルを付ける

メールにラベルを付けるときは、対象のメールを開くか選択した状態で、ラベルアイコンをクリックして、ラベルの一覧から付けたいラベルにチェックを入れて「適用」をクリックします。

または、対象のメールを右クリックして、メニューから「ラベルを付ける」をクリックして、ラベルを付けることもできます。

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メールにラベルを付けると、メールの一覧画面などで、どのメールにどんなラベルが付いているか確認できます。

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アーカイブ

アーカイブとは

Gmailでは、保管しておきたいメールは「アーカイブ」します。

アーカイブすることで、受信トレイに表示されなくなる(「受信トレイ」というラベルがはがされる)ので、メールを整理・保管するには、ラベルを付けた上でアーカイブします。

メールをアーカイブする

受信トレイにあるメールをアーカイブする手順はカンタンで、受信トレイでアーカイブしたいメールを選択するか開いた状態で、上部に表示されているメニューから「アーカイブ」をクリックします。

または、対象のメールを右クリックして、メニューから「アーカイブ」をクリックします。

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以上で、アーカイブしたメールは受信トレイに表示されなくなります。

なお、アーカイブしたメールのうち、ラベルを付けているメールは、画面左のメニューから該当するラベルをクリックすることで、いつでも確認できます。

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アーカイブしたメールのうち、ラベルを付けていないメールは、画面左のメニューから「すべてのメール」をクリックすることで確認できます。

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ラベルを付けてない&アーカイブしたメールだけを表示する

ラベルが付いていないメールをアーカイブした場合は、画面左のメニューから「すべてのメール」をクリックすることで確認できますが、「すべてのメール」はメニューの名前のとおり、すべてのメールが表示されるため、目的のメールを探しづらいことがあります。

そのようなときは、画面上部の検索ボックスに「has:nouserlabels -in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox」と入力して実行すれば、ラベルが付いていないアーカイブされたメールだけを表示できます。

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フィルタ

フィルタとは

Gmailでは、ラベル付けとアーカイブにより受信メールを整理・保管しますが、これらの処理を手作業でやるのは現実的ではありません。

そこで、受信したメールを様々な条件で自動処理する方法として「フィルタ」機能があります。

たとえば、送信者・受信者・件名・キーワードなどの情報に基づいて、メールにラベルを付ける・アーカイブする・削除する・スターを付ける・転送するといった処理を自動的に行うことが可能です。

フィルタを作成する

ここでは、例としてラベル付けとアーカイブを自動処理するフィルタの作成手順を紹介します。

Gmailの設定画面から「フィルタとブロックのアドレス」>「新しいフィルタを作成」を順にクリックします。

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フィルタの作成画面が開いたら、まず処理対象となるメールを絞り込むための条件を設定します。

絞り込みの条件としては、送信者・宛先・件名に含まれる文字列・本文に含まれる文字列・メールサイズ・添付ファイルの有無などを指定できます。

ここでは、件名に「テスト」という文字列を含むメールを対象としています。

条件を設定したら「フィルタを作成」をクリックします。(条件を正しく設定できているか心配なときは、右下の「検索」をクリックすれば対象となるメールのみが表示されるので、条件を正しく設定できているか確認できます。)

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次に、対象となるメールをどう処理するかを設定します。

対象となるメールを受信したら、アーカイブしてラベル「test1」を付ける場合は、以下の項目にチェックを入れています。

  • 受信トレイをスキップ(アーカイブする)
  • ラベルを付ける「test1」

通常、作成したフィルタは、フィルタの作成後以降に受信したメールに対して適用されますが、一番下の「2件の一致する・・・」にチェックを入れると、既存のメールにもフィルタを適用できます。

処理内容を指定したら「フィルタを作成」をクリックします。

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以上でフィルタが作成され、作成したフィルタは設定画面に一覧表示されます。

Gmailで受信メールを効率よく整理するには「ラベル」「アーカイブ」「フィルター」を使いこなそう

フィルタを作成しておけば、受信メールを自動的に整理でき、画面左側のメニューからどのラベルに未読メールがあるかも一目瞭然となります。

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あとがき

Gmailで受信メールを整理する場合、フォルダーに分けるといった旧来のメールの整理方法とは異なるため、はじめは戸惑いますが、ここで紹介した「ラベル」「アーカイブ」「フィルター」を理解しておけば、スムーズにメールを整理できるようになります。

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