Gmailでメールを効率よく整理する方法

Gmailでメールを効率よく整理する方法

Gmailで日々たくさんのメールを受信している場合、効率よくメールを整理するには、Gmailで利用できる機能(ラベル、アーカイブ、フィルタ、エイリアス)を使いこなすことが重要です。

そこでここでは、Gmailで受信したメールにラベルを付ける、受信したメールをアーカイブする、フィルタを使って自動処理する、エイリアスを作成するといった方法で、メールを整理する方法を紹介します。

ラベル

ラベルとは

Gmailでは、受信したメールをフォルダーに移動するという概念がなく、すべてのメールは同じ場所に保存されており、メールに「ラベル」を付けて、ラベルを指定することで必要なメールだけを表示しています。

たとえば、受信トレイに表示されているメールやごみ箱に表示されているメールも、それぞれ「受信トレイ」や「ごみ箱」といったラベルが付いていると考えれば分かりやすいでしょう。

ラベルを作成する

ラベルを作成するには、Gmailの設定画面から作成したり、特定のメールを選択、もしくは開いている状態でラベルアイコンから作成することができます。

Gmailでメールを効率よく整理する方法

設定画面から作成する場合

Gmailでメールを効率よく整理する方法

必要なラベルを前もって作成しておきたい場合は、設定画面から作成することになりますが、通常はラベルを付けたい任意のメールを選択した状態で、ラベルアイコンから作成するのが簡単です。

作成したラベルは、画面左側の一覧に表示され、それぞれのラベルとクリックすると、そのラベルが付いたメールだけを表示することができます。

Gmailでメールを効率よく整理する方法

メールにラベルを付ける

メールにラベルを付けるときは、対象のメールを開くか選択した状態で、ラベルアイコンをクリックして、ラベルの一覧から付けたいラベルにチェックを入れて「適用」をクリックします。

または、対象のメールを右クリックして、メニューから「ラベルを付ける」をクリックして、ラベルを付けることもできます。

Gmailでメールを効率よく整理する方法

メールにラベルを付けると、メールの一覧画面などで、どのメールにどんなラベルが付いているか確認できます。

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アーカイブ

アーカイブとは

Gmailでは、保管しておきたいメールは「アーカイブ」します。

アーカイブすることで、受信トレイに表示されなくなる(「受信トレイ」というラベルがはがされる)ので、メールを整理・保管するには、ラベルを付けた上でアーカイブするとよいでしょう。

メールをアーカイブする

受信トレイにあるメールをアーカイブする手順はカンタンで、受信トレイでアーカイブしたいメールを選択するか開いた状態で、上部に表示されているメニューから「アーカイブ」をクリックします。

または、対象のメールを右クリックして、メニューから「アーカイブ」をクリックします。

Gmailでメールを効率よく整理する方法

以上で、アーカイブしたメールは受信トレイに表示されなくなります。

なお、アーカイブしたメールのうち、ラベルを付けているメールは、画面左のメニューから該当するラベルをクリックすることで、いつでも確認できます。

Gmailでメールを効率よく整理する方法

アーカイブしたメールのうち、ラベルを付けていないメールは、画面左のメニューから「すべてのメール」をクリックすることで確認できます。

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ラベルを付けてない&アーカイブしたメールだけを表示する

ラベルが付いていないメールをアーカイブした場合は、画面左のメニューから「すべてのメール」をクリックすることで確認できますが、「すべてのメール」はメニューの名前のとおり、すべてのメールが表示されるため、目的のメールを探しづらいことがあります。

そのようなときは、画面上部の検索ボックスに「has:nouserlabels -in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox」と入力して実行すれば、ラベルが付いていないアーカイブされたメールだけを表示できます。

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フィルタ

フィルタとは

Gmailでは、ラベル付けとアーカイブにより受信メールを整理・保管しますが、これらの処理を手作業でやるのは現実的ではありません。

そこで、受信したメールを様々な条件で自動処理する方法として「フィルタ」機能があります。

フィルタを使えば、送信者・受信者・件名・キーワードなどの情報に基づいて、メールにラベルを付ける・アーカイブする・削除する・スターを付ける・転送するといった処理を自動的に行うことができます。

フィルタを作成する

ここでは、例としてラベル付けとアーカイブを自動処理するフィルタの作成手順を紹介します。

Gmailの設定画面から「フィルタとブロックのアドレス」>「新しいフィルタを作成」を順にクリックします。

Gmailでメールを効率よく整理する方法

フィルタの作成画面が開いたら、まず処理対象となるメールを絞り込むための条件を設定します。

絞り込みの条件としては、送信者・宛先・件名に含まれる文字列・本文に含まれる文字列・メールサイズ・添付ファイルの有無などを指定できます。

ここでは、件名に「テスト」という文字列を含むメールを対象としています。

条件を設定したら「フィルタを作成」をクリックします。(条件を正しく設定できているか心配なときは、右下の「検索」をクリックすれば対象となるメールのみが表示されるので、条件を正しく設定できているか確認できます。)

Gmailでメールを効率よく整理する方法

次に、対象となるメールをどう処理するかを設定します。

対象となるメールを受信したら、アーカイブしてラベル「test1」を付ける場合は、以下の項目にチェックを入れています。

  • 受信トレイをスキップ(アーカイブする)
  • ラベルを付ける「test1」

通常、作成したフィルタは、フィルタの作成後以降に受信したメールに対して適用されますが、一番下の「2件の一致する・・・」にチェックを入れると、既存のメールにもフィルタを適用できます。

処理内容を指定したら「フィルタを作成」をクリックします。

Gmailでメールを効率よく整理する方法

以上でフィルタが作成され、作成したフィルタは設定画面に一覧表示されます。

Gmailでメールを効率よく整理する方法

フィルタを作成しておけば、受信メールを自動的に整理でき、画面左側のメニューからどのラベルに未読メールがあるかも一目瞭然となります。

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エイリアス

エイリアスとは

Gmailでは、今持っているGmailアドレスの後ろに文字列を追加することで、複数のメールアドレスを簡単に作成できる機能「エイリアス」が利用できます。

たとえば「hogehoge@gmail.com」というメールアドレスにエイリアスを設定するには、メールアドレスのユーザー名(@の前)部分に「+◯◯◯」というように文字列を追加します。

  • hogehoge+test@gmail.com
  • hogehoge+user@gmail.com

これで、元のメールアドレスに紐付く新たなメールアドレス(エイリアスアドレス)を作成でき、用途ごとにエイリアスアドレスを作成しておけば、メールを整理しやすくなるでしょう。

エイリアスアドレスでの送受信

作成したエイリアスアドレスは、元のアドレスと同じ画面で送受信が可能で、受信アドレスとして利用するなら特別な設定は不要ですが、送信用としても使いたい場合は、以下の手順でエイリアスアドレスを送信アドレスとして追加します。

まず、WebブラウザーでGmailを表⽰した状態で、画面右上の「設定」ボタン(⻭⾞アイコン)をクリックし、「設定」をクリックします。

Gmailでメールを効率よく整理する方法

「設定」画⾯で「アカウントとインポート」>「他のメールアドレスを追加」の順にクリックします。

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「自分のメールアドレスを追加」画面が開くので、名前とエイリアスアドレスを入力し「次のステップ」をクリックます。

※「エイリアスとして扱います」にはチェックを入れたままにします。

Gmailでメールを効率よく整理する方法

さきほどの「設定」画面に、登録したエイリアスアドレスが追加されていれば登録完了です。

Gmailでメールを効率よく整理する方法

作成したエイリアスアドレスは、新規メール作成時に「From:」から選択できるようになっているはずです。

Gmailでメールを効率よく整理する方法

あとがき

Gmailでのメールの整理方法は、メールアプリのようにフォルダーに分けるといった整理方法とは異なるため、はじめは戸惑いますが、ここで紹介した「ラベル」「アーカイブ」「フィルター」「エイリアス」を理解しておけば、スムーズに整理できるではないでしょうか。