ビジネス文書の電子ファイル形式と言えばPDFですが、PDFファイルに押印するとき、いったん紙に印刷してから押印して、再度PDF化するなんて手間のかかる対応を行っている方も多いと思います。
そんなときに活用したいのが、PDFファイルの標準的なビューアーである「Adobe Acrobat Reader DC」を使って、PDFファイルに直接電子印鑑を押印する方法です。
電子印鑑を利用することで、印刷することなくPDFファイルに直接押印することができます。
そこでここでは、Windows版「Adobe Acrobat Reader DC」のスタンプツールを使って、PDFファイルに電子印鑑を押印する方法を紹介します。
この記事は、以下の環境で実行した結果を基にしています。他のエディションやバージョンでは、動作結果が異なる場合があることをご了承ください。
| ソフトウェア | バージョン |
|---|---|
| Windows 10 Pro 64bit | 20H2 |
| Adobe Acrobat Reader DC | 2021.001.20145 |
目次
スタンプツールの留意点
「Adobe Acrobat Reader DC」のスタンプツールで挿入された電子印鑑は、他の人がファイルを開いて、移動したり削除したりできてしまうため、押印後のPDFファイルを保護するのには向きません。
PDFファイルに押印した電子印鑑を、他の人が「Adobe Acrobat Reader DC」といったビューアーで編集できなくするには、スタンプツールではなく「入力と署名」ツールを使って挿入する方法をおススメします。
標準搭載の電子印鑑で押印する
「Adobe Acrobat Reader DC」では、標準搭載されている「スタンプ」ツールのひとつに、PDFファイルに日付や検印、名前、部署名、会社名などを挿入できる「電子印鑑」があります。
標準搭載の電子印鑑を利用する手順は、次のとおりです。
まず、押印したいPDFファイル開いて、上部メニューの「ツール」から「スタンプ」を選択します。
すると「スタンプ」ツールのメニューが表示されるので、「スタンプ」をクリックして、メニューから「スタンプ名を表示」にチェックをいれてから、再度メニューから「スタンプ」＞「電子印鑑」を開き、利用したい印鑑を選択します。
ここでは例として「日付印（部署と姓、西暦）」を選択します。
すると、ユーザー情報が未入力の場合は、入力画面が表示されるので、必要な情報を入力して「完了」をクリックします。
なお、入力済みのユーザー情報を修正したいときは、「編集」メニューから「環境設定」を選択し、環境設定画面の「ユーザー情報」で編集することができます。
すると、文書上に電子印鑑が表示されるので、押印したい場所に移動させてクリックすることで、電子印鑑を挿入することができます。
なお、挿入した電子印鑑をクリックすれば、サイズを調整すこともできます。
自分の電子印鑑で押印する
「Adobe Acrobat Reader DC」のスタンプツールでは、手持ちの電子印鑑をカスタムスタンプとして登録して利用することもできます。
手順は、次のとおりです。
まず、登録する電子印鑑をPDFファイル形式で用意します。
画像ファイル形式の電子印鑑をPDF形式に変換するには、オンラインサービスを利用したり、ワードやエクセルで電子印鑑の画像ファイルを挿入した文書やワークシートをPDF形式で保存することで用意できます。
電子印鑑をPDFファイルで準備できたら、押印したいPDFファイル開いて、上部メニューの「ツール」から「スタンプ」を選択します。
すると「スタンプ」ツールのメニューが表示されるので、「カスタムスタンプ」をクリックして、メニューから「作成」をクリックします。
「カスタムスタンプ用の画像を選択」画面が表示されるので「参照」をクリックして、用意したPDF形式の電子印鑑を選択して、表示を確認したら「OK」をクリックします。
「カスタムスタンプを作成」画面が表示されるので「分類」に新しい分類名を入力するか、プルダウンメニューから既存の項目を選択し、「名前」は任意の分かりやす名前を入力し「OK」をクリックします。
ここでは例として、分類を「認印」、名前を「マイスタンプ」で登録します。
これで、電子印鑑がカスタムスタンプとして登録されたので「スタンプ」ツールのメニューから「スタンプパレット」をクリックして、先ほど作成した分類「認印」から、登録した電子印鑑をクリックします。
すると、マウスポインターが電子印鑑の形に変わるので、文書内の押印したい場所でクリックすることで、電子印鑑が挿入されます。
なお、挿入したカスタムスタンプをクリックすれば、サイズを調整すことができます。
あとがき
PDFの書類と電子印鑑を上手に活用すれば、業務の効率化やペーパーレス化に大いに役立つでしょう。
ご活用あれ。