Gmailで誤送信を減らしたいときは「ファイルの添付忘れ防止」「送信取り消し」を使いこなそう

Gmailで誤送信を減らしたいときは「ファイルの添付忘れ防止」「送信取り消し」を使いこなそう

仕事やプライベートで電子メールを利用している方なら、メールの送信直後に、宛先の間違いや、ファイルの添付漏れに気付いて「あっ!」となったことがあるのではないでしょうか。

電子メールツールとして「Gmail」を利用しているなら、そんな誤送信を減らしてくれる機能として「ファイルの添付忘れ防止」や「送信取り消し」が搭載されています。

そこで、ここではGmailで「ファイルの添付忘れ防止」や「送信取り消し」機能の使い方を紹介します。

ファイルの添付忘れを防ぐ

Webブラウザから利用するWeb版Gmailでは、メール本文に特定のキーワードがあると、ファイルの添付忘れを警告してくれる機能が搭載されています。

有効なキーワード例は、次のとおりです。

  • 添付します
  • 添付しました
  • 添付いたしました
  • 添付いたします
  • 添付した
  • 添付する など

ただし「添付させていただきます」といったビジネスメールで使いがちな表現では警告してくれないので注意が必要です。

有効なキーワードが入ったメールで、ファイルの添付忘れがある状態で送信しようとすると「ファイルが添付されていないようです」といったポップアップが画面中央に表示されます。

この確認画面で「キャンセル」ボタンを押せば、メール作成画面へと戻ることができます。

Gmailで誤送信を減らしたいときは「ファイルの添付忘れ防止」「送信取り消し」を使いこなそう

メールにファイルを添付するときは、必ず上に挙げた有効なキーワードを使用するようにすれば、添付忘れを防ぐことができるでしょう。

送信を取り消す

Web版GmailとスマホアプリのGmailでは、送信したメールを取り消すことができます。

送信を取り消せる猶予は、Web版・スマホアプリ版ともにデフォルトで5秒ほどですが、Web版では、最大30秒まで取り消せる時間を延ばすことができます。

Web版での送信取り消しの時間設定は、Gmailの設定画面の「全般」>「送信取り消し」で変更が可能で、5秒・10秒・20秒・30秒から選択可能です。

Gmailで誤送信を減らしたいときは「ファイルの添付忘れ防止」「送信取り消し」を使いこなそう

設定を変更したら、ページ下部の「変更を保存」をクリックするのを忘れずに。

実際に送信を取り消すときは、送信ボタンをクリックすると画面左下に表示される「メールを送信しました」の横に表示されている「取り消し」をクリックします。

Gmailで誤送信を減らしたいときは「ファイルの添付忘れ防止」「送信取り消し」を使いこなそう

スマホアプリの場合は、メールを送信した時に画面下に表示される「送信しました」の右に表示されている「元に戻す」をタップします。

Gmailで誤送信を減らしたいときは「ファイルの添付忘れ防止」「送信取り消し」を使いこなそう

送信が取り消されると「送信を取り消しました」と表示され、送信したメールの作成画面に戻るので、修正するなどして再度送信することができます。

なお、メールを送信した後に別の画面に遷移してしまうと、送信されてしまうので注意しましょう。

あとがき

Web版Gmailを利用しているなら、Chromeブラウザの拡張機能を利用して誤送信を減らすこともできます。

おススメは「GMailSend Address Checker」です。

GMailSend Address Checker - 誤送信防止 - - Chrome ウェブストア

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