iPhoneでは、Gmailなどのメールアプリのほとんどがテンプレート機能を搭載しておらず、定型文を簡単に入力できる入力支援アプリもほとんどないため、定型的な文章をメール送信する場合、毎回件名や本文を手入力したり、別のアプリから文章をコピペしなければならず、面倒や煩わしさを感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そのようなときは、iPhoneに標準搭載されているアプリ「メール」と「ショートカット」を使うことで、宛先・件名・本文が入力済みの新規メールをワンタップで作成でき、送信ボタンをタップするだけで定型的なメールを送信する方法がおすすめです。
そこでここでは、iPhoneの「メール」アプリと「ショートカット」アプリを使って、定型メールを簡単に送信する方法を解説します。
目次
メールアプリの設定
まず、メールアプリを起動して定型文を送信するメールアカウントを追加します。（すでにメールアプリを使っている場合は、iPhoneの「設定」から「メール」＞「アカウント」を選択して「アカウントの追加」からメールアカウントを追加できます。）
メールアプリがインストールされていない時は、App Storeからインストールします。
メールアカウントは、GmailやOutlook.comなどのメジャーなメールサービスであれば、一覧から選択して簡単に追加でき、それ以外のメールアカウントも、メールサーバーなどの情報を入力して追加できます。
アカウント追加すると、メールアプリの「メールボックス」に追加したアカウントのメニューが表示され、メールアプリを使ってメールの送受信ができる状態になります。
メールアプリの設定は、以上で完了です。
ショートカットアプリの設定
次に、ショートカットアプリを使って、定型メールを作成するショートカットを作成します。
ショートカットアプリがインストールされていない時は、、App Storeからインストールします。
まず、ショートカットアプリを起動して画面下部の「ショートカット」をタップしてから「すべてのショートカット」画面右上の「＋」ボタンをタップします。
新規ショートカットの作成画面が表示されるので、画面下部の「Appおよびアクションを検索」欄に「メール」と入力します。
検索結果に表示される候補から「メールを送信」を選択します。
アクションの設定画面が表示されるので、それぞれの項目をタップして情報を入力します。
- メッセージ：メール本文を入力します。（改行も入力できます。）
- 宛先：メールの送信先を入力します。
- 件名：メールの件名を入力します。
アクション欄の「＞」アイコンをタップすれば、オプション設定画面が表示され、送信元やCC、BCCを指定することもできます。
「作成シートを表示」をオフにすると、メールアプリを開くことなく、ショートカットをタップするだけでメールを送信できますが、件名や本文の内容を一部だけ変更して送信することがあるなら、オンのままにしておくのがおすすめです。
必要な情報を入力したら、必要に応じて画面上部の「メールを送信」をタップして、ショートカットの名前やアイコンを変更します。また、作成するショートカットをiPhoneのホーム画面に配置することもできます。
設定が済んだら、画面右上の「完了」をタップします。
以上で、定型メールを送信するショートカットが作成され、ショートカットアプリのショートカット一覧に表示されます。
ショートカットの作成は、以上で完了です。
定型メールの送信
定型メールを送信するときは、作成したショートカットをタップすることで、メールアプリが起動して宛先・件名・本文が入力済みのメール作成画面が表示されるので、あとは送信ボタンをタップするだけでメール送信できます。
以上が、メールアプリとショートカットアプリを使った、定型メールの簡単送信方法となります。
あとがき
ちなみに、作成するショートカットをカスタマイズすれば、本文や件名に入力する情報を変数化したり、複数の定型メールをメニューから選択して送信するといったこともできます。
定型メールを送信することがよくあるなら、ここで紹介した方法でメール作成をかなり効率化できますよ。是非ご活用あれ。