Word（ワード）のはがき印刷で差し込む住所録ファイルを自分で作成する方法

Word（ワード）の「はがきの宛名面印刷」では、ウィザード内で差し込む住所録ファイルを指定しますが、この住所録ファイルは自分で作成しておくことができます。

そこでここでは、Word（ワード）の「はがきの宛名面印刷」で利用できる差し込み用の住所録ファイルを自分で作成する方法を紹介します。

Word（ワード）で年賀状などのはがきの宛名面を作成したり差し込み印刷する方法

ここでは、Word（ワード）とExcel（エクセル）を使って、年賀状などのはがきの宛名面を作成する方法、差し込み印刷する方法を紹介します。

4thsight.xyz

2021-04-05 14:23

動作環境

この記事は、以下の環境で実行した結果を基にしています。他のエディションやバージョンでは、動作結果が異なる場合があることをご了承ください。

自分で住所録ファイルを作成する

「はがきの宛名面印刷」で差し込める住所録ファイルを自分で作成する場合、Word、Excel、Accessのいずれかの形式で作成できますが、ここでは最も一般的な形式としてExcel形式で作成します。

手順は、次のとおりです。

まず、Wordを起動して、新規文書などの作成画面を表示し「差し込み文書」タブの「作成」にある「はがき印刷」をクリックして「宛名面の作成」を選択します。

「はがきの宛名面印刷」ウィザードが表示されるので、ウィザードを進めて「宛名に差し込む住所録を指定してください」画面で「標準の住所録ファイル」から「Microsoft Excel」を選択して「完了」をクリックします。

「テーブルの選択」画面が表示されるので、そのまま「OK」をクリックします。

すると、ユーザーの「ドキュメント」フォルダー内の「My Data Sources」フォルダーに「Address20.xlsx」というファイルが作成されるので、このファイルをもとに住所録を作成します。

なお、上の手順でひな形のファイルを作成するのが面倒なら、1行名に列（フィールド）名として、氏名・連名・敬称・会社・部署・役職・郵便番号・住所_1・住所_2といった名前を設定したExcelファイルを自分で作成してもOKです。

自分で作成した住所録ファイルを差し込むときは

Wordの「はがきの宛名面印刷」で、差し込む住所録として自分で作成した住所録ファイルを指定したい場合、新規で宛名面を作成するときは「はがきの宛名面印刷」ウィザード途中の「宛名に差し込む住所録を指定してください」画面で「既存の住所録がいる」を選択して、自分で作成した住所録ファイルを指定します。

あとから、差し込む住所録ファイルだけ変更したいときは、作成した文書ファイルを開き「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」にある「宛先の選択」をクリックし「既存のリストを使用」をクリックします。

すると「データ ファイルの選択」画面が開くので、差し込みたい住所録ファイルを選択して「開く」をクリックします。

「テーブルの選択」画面が開くので、住所録データを入力しているシートを選択して「OK」をクリックします。

以上で、差し込む住所録ファイルを変更できます。

あとがき

他のアプリなど作成した住所録ファイルをすでに持っているようなときは、Wordの宛名面作成で使用できるようExcelファイル形式で作成しておくとよいでしょう。