Word（ワード）の「はがきの宛名面印刷」を利用した場合、ウィザード内で差し込む住所録ファイルを指定しますが、住所録ファイルが複数あるような場合は、宛名面のレイアウトはそのままに、差し込む住所録ファイルだけ変更したいことがあります。
そこで、ここでは「はがきの宛名面印刷」で作成した文書ファイルで、差し込む住所録ファイルを変更する方法を紹介します。
目次
動作環境
この記事は、以下の環境で実行した結果を基にしています。他のエディションやバージョンでは、動作結果が異なる場合があることをご了承ください。
| ソフトウェア | バージョン |
|---|---|
| Windows10 Pro 64bit | 20H2 |
| Microsoft Word for Microsoft 365 | 16.0.13530.20062 |
差し込む住所録ファイルを変更する
ここでは、例としてExcelで作成した住所録ファイル「juusyo.xlsx」を差し込むよう変更する方法を紹介します。
「はがきの宛名面印刷」で作成した文書ファイルを開き「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」にある「宛先の選択」をクリックし「既存のリストを使用」をクリックします。
すると「データ ファイルの選択」画面が開くので、差し込みたい住所録ファイルを選択して「開く」をクリックします。
「テーブルの選択」画面が開くので、住所録データを入力しているシートを選択して「OK」をクリックします。
以上で、差し込む住所録ファイルが変更され、文書作成画面には指定した住所録ファイルの最初のデータが表示されているはずです。
ちなみに、住所録ファイルの内容は、次のようになっています。
おまけ：自分で住所録ファイルを作成する
「はがきの宛名面印刷」で利用できる住所録ファイルは、自分で作成することができます。
住所録ファイルは、Word、Excel、Accessのいずれかの形式で作成し、列（フィールド）名は、氏名・連名・敬称・会社・部署・役職・郵便番号・住所_1・住所_2といった名前で作成します。
ちなみに、Excelの標準の住所録ファイルは次のようなフォーマットになっており、これを参考に作成するのがおススメです。
標準の住所録ファイルは「はがきの宛名面印刷」ウィザード内で、住所録ファイルとして「標準の住所録ファイル」を選択し、Word・Excel・Accessのいずれかの形式を指定すれば、それに応じた形式のファイルが「ドキュメント」フォルダー内の「My Data Sources」フォルダーに作成されます。
「はがきの宛名面印刷」ウィザード画面
たとえば、Excel形式を選択した場合は「Address20.xlsx」というファイルが作成されます。
あとがき
会社用と個人用など住所録を分けて管理しているような場合は、差し込む住所録ファイルを変えるだけで、同じレイアウトのはがきが簡単に作成できます。