Word(ワード)で同じような文書をよく作成するならテンプレート化しよう。

Word(ワード)で同じような文書をよく作成するならテンプレート化しよう。

Word(ワード)を利用して、いろいろな文書を作成していると、以前に作成したのと同じような文書を作成することもよくあります。

そのようなとき、以前に作成した文書ファイルをコピーして再利用している方も多いと思いますが、文書ファイルをコピーして再利用する場合は、入力内容を適切に修正しないと、以前の情報が残ったままになってしまうなどのミスが起こる可能性があります。

そんなときに活用したいのが、よく作成する文書のひな型をテンプレートとして保存する方法です。

テンプレート化しておけば、新規作成画面からすぐに呼び出して目的の文書を作成することができ、あらかじめ入力項目を目立たせておけば、入力ミスを減らすこともできるでしょう。

そこで、ここではよく作成する文書をテンプレートとして保存する方法を紹介します。

なお、テンプレート機能は、Wordだけでなく、ExcelやPowerPointにも搭載されており、同じような手順でテンプレート化できます。

動作環境

この記事は、以下の環境で実行した結果を基にしています。他のエディションやバージョンでは、動作結果が異なる場合があることをご了承ください。

ソフトウェア バージョン
Windows10 Pro 64bit 20H2
Microsoft Word for Microsoft 365 16.0.13530.20132

文書をテンプレート化する

以前に作成した文書ファイルからテンプレート化するときは、以前に作成した文書ファイルを誤って上書きすることがないよう、コピーしてから開きます。

文書ファイルを開いたら、入力が必要な箇所を「●●●●●」などの記号にして、入力が必要な箇所を目立たせるなどの編集を行います。

Word(ワード)で同じような文書をよく作成するならテンプレート化しよう。

編集が終わったら「ファイル」タブをクリックして「ホーム画面」から「名前を付けて保存」を選択します。

Word(ワード)で同じような文書をよく作成するならテンプレート化しよう。

Word(ワード)で同じような文書をよく作成するならテンプレート化しよう。

「名前を付けて保存」画面が表示されたら、ファイルの種類から「Wordテンプレート(*.doctx)」を選択し、ファイルの保存場所とファイル名を指定して「保存」をクリックします。

Word(ワード)で同じような文書をよく作成するならテンプレート化しよう。

ファイルの保存場所は、デフォルトでユーザーの「ドキュメント」フォルダー内の「Officeのカスタムテンプレート」フォルダーとなっており、ここに保存しておけば、Wordの「新規」画面で、個人用テンプレートに表示されるようになり、選択しやすくなります。

Word(ワード)で同じような文書をよく作成するならテンプレート化しよう。

別の場所に保存した場合は、通常の文書ファイルとは少し異なるアイコンで表示され、テンプレートファイルを開けば、自動的にそのテンプレートを利用した新規文書の作成画面が表示されます。

Word(ワード)で同じような文書をよく作成するならテンプレート化しよう。

以上で、テンプレートの作成は完了です。

テンプレートから文書を作成する

テンプレートから新規文書の作成画面を開いた場合、文書のタイトルは「文書1」というように表示され、そのままファイルを保存しても、テンプレートファイルが上書きされることはありません。

Word(ワード)で同じような文書をよく作成するならテンプレート化しよう。

あとがき

WordだけでなくExcelやPowerPointでも、ひな型となるファイルをテンプレートとして保存しておけば、定型的なファイルを作成するときに便利ですよ。

なお、マイクロソフトからもWord、Excel、PowerPoint向けのテンプレートがたくさん提供されており、それぞれのアプリの新規作成画面からカンタンに利用できるので、新しいファイルを作成するときの参考になるでしょう。

Word(ワード)で同じような文書をよく作成するならテンプレート化しよう。

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