Word(ワード)で年賀状などのはがきを作成・印刷する方法

Word(ワード)で年賀状などのはがきを作成・印刷する方法

Windowsで年賀状などのはがきを作成する場合、サードパーティーの専用ツールを利用することが多いですが、「Word」と「Excel」があるなら、住所録をExcelで作成して、それを基にWordで年賀状やはがきを差し込み印刷することができます。

Word、Excelをお使いの方は、年賀状やはがきを作成するだけのために専用ツールを購入する前にWord、Excelでの作成にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

そこで、ここでは「Word(ワード)for Microsoft 365」と「Excel(エクセル)for Microsoft 365」を使って年賀状などのはがきを作成する方法を紹介します。

動作環境

この記事は、以下の環境で実行した結果を基にしています。他のエディションやバージョンでは、動作結果が異なる場合があることをご了承ください。

ソフトウェアバージョン
Windows10 Pro 64bit20H2
Microsoft Word for Microsoft 36516.0.13530.20062

宛名面を作成する

まず、Wordを起動して、新規文書などの作成画面を表示し「差し込み文書」タブの「作成」にある「はがき印刷」をクリックして「宛名面の作成」を選択します。

Word(ワード)で年賀状などのはがきを作成・印刷する方法

「はがき宛名面印刷ウィザード」画面が表示されるので「次へ」をクリックします。

Word(ワード)で年賀状などのはがきを作成・印刷する方法

はがきの種類を選択する画面が表示されるので、はがきの種類を選択して「次へ」をクリックします。

ここでは、例として「年賀/暑中見舞い」を選択します。

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はがきの様式(縦書き/横書き)を選択する画面が表示されるので、様式を選択して「次へ」をクリックします。

ここでは「縦書き」を選択し「差出人の郵便番号を住所の上に印刷する」のチェックは外しておきます。

Word(ワード)で年賀状などのはがきを作成・印刷する方法

宛先/差出人に使用するフォント(字体)を選択し、番地の書式(数字を漢数字に変換するかどうか)を指定して「次へ」をクリックします。

ここではフォントに「HG正楷書体-PRO」を選択し、縦書き時の番地の書式はデフォルト設定のまま(数字を漢数字に変換する)にします。

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差出人の情報を入力する画面が表示されるので、宛名面に自分の氏名・住所などを印刷する場合は「差出人を印刷する」にチェックを入れて、必要な情報を入力して「次へ」をクリックします。

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宛名に差し込む住所録データと宛名の敬称を指定する画面が表示されるので、ここでは標準の住所録ファイルの種類として「Microsoft Excel」を指定します。

Memo

標準の住所録ファイルにはExcel以外にもWordやAccessを選択できますが、住所録の作成しやすさを考えると、Excelを指定するのがおススメです。

宛名の敬称については、デフォルト設定のままで「次へ」をクリックします。

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ウィザードの終了画面が表示されるので「完了」をクリックします。

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すると「テーブルの選択」画面が表示されるので「Sheet1$」が選択されていることを確認して「OK」をクリックします。

Memo

ここに表示されるSheet$1といったテーブル名は、標準の住所録ファイル(ここではExcel形式ファイル)のシート名です。

Word(ワード)で年賀状などのはがきを作成・印刷する方法

以上で、Wordの文書作成画面が年賀状の宛名面になるので、名前を付けて保存し一旦Wordを閉じます。

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住所録データを作成する

つぎに、先ほど差し込み用に指定したExcel形式の「標準の住所録ファイル」を開き、住所録データを作成します。

標準の住所録ファイルは「ドキュメント」フォルダー内の「My Data Sources」フォルダーに作成されている「Address20.xlsx」となるので、ダブルクリックして開きます。

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「Address20.xlsx」を開いたら、「Sheet1」シートの各項目に宛名データを入力し、住所録を作成し、作成が完了したら、ファイルを上書き保存します。

Word(ワード)で年賀状などのはがきを作成・印刷する方法

なお、使用する住所録データは、標準の住所録ファイルと同じフォーマットであれば、自分で作成することもできます。

Word(ワード)の「はがきの宛名面印刷」で差し込む住所録ファイルを変更する方法
Word(ワード)の「はがきの宛名面印刷」を利用した場合、ウィザード内で差し込む住所録ファイルを指定しますが、住所録ファイルが複数あるよ...

宛名のレイアウトを調整する

さきほど宛名面の作成で保存したWordファイルを開きます。

ファイルを開くと以下のような警告画面が表示されるので「はい」をクリックします。

Word(ワード)で年賀状などのはがきを作成・印刷する方法

すると、Excelの住所録データが文書作成画面の宛名に表示されるので「はがき宛名面印刷」タブの「データ」にある左右向き三角のボタンをクリックして、住所録の各宛先が適切に表示されているか確認します。

特に住所が長い場合や、連名がある、会社名・部署名・役職がある場合は要確認で、文字の大きさや位置の調整が必要になることがあります。

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なお、郵便番号・住所・会社名・宛名・差出人の欄は、それぞれがテキストボックスの中に表が挿入され、その表のセル内に差し込みフィールドが設定されている状態なので、それを理解した上で調整しましょう。

宛名面を印刷する

印刷するときは、通常の文書を印刷するのと操作方法が異なり「はがき宛名面印刷」タブから印刷を行います。

「印刷」にある「表示中のはがきを印刷」をクリックすれば、現在表示している宛名のみを印刷することができます。

Word(ワード)で年賀状などのはがきを作成・印刷する方法

「すべて印刷」をクリックすると「プリンターに差し込み」ウィンドウが表示されます。

「すべて」を選択すれば、すべての宛先を印刷でき「最初のレコード」と「最後のレコード」に番号を指定すれば、特定の範囲の宛先だけを印刷できます。

Word(ワード)で年賀状などのはがきを作成・印刷する方法

レコード番号は「はがき宛名面印刷」タブの「データ」に表示されています。

Word(ワード)で年賀状などのはがきを作成・印刷する方法

なお、最初は1枚ずつ印刷して、印刷のズレなどの問題がないか確認して、少しずつ枚数を増やして印刷しましょう。

文面(裏面)を作成する

年賀状などのはがきの文面(裏面)も、Wordで作成することができます。

年賀状作成などの専用ツールと比べると、選択できるイラストや題字、あいさつ文は少ないですが、後からイラストを差し替えたり、あいさつ文を変更したりもできるので、十分有用な機能です。

Word(ワード)で年賀状などのはがきを作成・印刷する方法

Wordで作成した文面

具体的な手順については、以下の記事をご覧ください。

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あとがき

Wordの操作にある程度慣れているなら、専用のツールが無くても、Wordのはがき作成機能でも十分対応できますよ。

お試しあれ。

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