Excel(エクセル)でデータを絞り込むときは「フィルター」が便利

Excel(エクセル)でデータを絞り込むときは「フィルター」が便利

Excel(エクセル)でデータ量が多い表を作成していて、特定の条件に一致するデータだけを取り出したいとき、手作業で対応するには限界があります。

そのようなときは「フィルター」機能を利用することで、さまざまな条件でデータを絞り込むことができます。

そこで、ここではExcelで「フィルター」機能を利用してデータを絞り込む方法を紹介します。

動作環境

この記事は、以下の環境で実行した結果を基にしています。他のエディションやバージョンでは、動作結果が異なる場合があることをご了承ください。

ソフトウェア バージョン
Windows10 Pro 64bit 20H2
Microsoft Excel for Microsoft 365 16.0.13530.20062

フィルターを設定する

フィルターを設定するのはとても簡単で、表の中のいずれかのセルを選択した状態で「データ」タブの「並べ替えとフィルター」にある「フィルター」をクリックします。

Excel(エクセル)でデータを絞り込むときは「フィルター」が便利

すると、フィルターの範囲をExcelが自動判定して、見出し行の各列にフィルターボタンが表示されます。

Excel(エクセル)でデータを絞り込むときは「フィルター」が便利

データを絞り込むときは、絞り込みたい列のフィルターボタンをクリックして、表示したいデータのチェックボックスだけオンにしてデータを絞り込みます。

たとえば「性別」列で、女性だけに絞り込みたいときは「女」だけチェックをオンに設定することで、性別が女性のデータだけに絞り込むことができます。

Excel(エクセル)でデータを絞り込むときは「フィルター」が便利

チェックボックスの項目が多い場合は、検索ボックスにキーワードを入力すれば、入力したキーワードを含むデータに絞り込むこともでき、キーワードにはワイルドカードも使用できます。

たとえば「住所」列で、東京都の住所だけに絞り込みたいときは、検索ボックスに「東京都」と入力することで、東京都のデータだけに絞り込むことができます。

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フィルターの範囲を指定する

上の手順でフィルターを設定した場合、フィルターの範囲はExcelが自動判定しますが、表によっては正しくフィルターの範囲が判定されない場合があります。

たとえば、表の1行目が見出し行でなかったり、表の中に空白行や空白列を含まれるような場合です。

そのようなときは、フィルターの範囲を選択した状態で「データ」タブの「並べ替えとフィルター」にある「フィルター」をクリックすることで、選択した範囲のみをフィルターの範囲にできます。

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フィルターの詳細な条件を指定する

日付・数値・テキストなど、列のデータ形式によっては、詳細な条件を指定したり、複数の条件を指定する(AND条件・OR条件)ことができます。

たとえば、日付形式の場合は、期間を指定したりできます。

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数値形式の場合は「〇〇以上」などの指定が可能です。

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また、セルの塗りつぶし色で絞り込むといったこともできます。

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フィルターを解除する

特定の列に設定したフィルター条件のみを解除する場合は、解除したい列のフィルターボタンをクリックして「〇〇からフィルターをクリア」を選択します。

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すべてのフィルターを解除したいときは、「データ」タブの「並べ替えとフィルター」にある「フィルター」をクリックすれば、すべてのフィルターを一括解除できます。

Excel(エクセル)でデータを絞り込むときは「フィルター」が便利

あとがき

Excelでたくさんのデータが入力されている表を扱う場合は、ここで紹介しているフィルターを活用することで、効率よく作業できるでしょう。

ご活用あれ。

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