Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

Excel(エクセル)で複数の人が編集するような資料を作成するとき、セルに入力できるデータの形式を制限したい場合があります。

たとえば、特定の数値の範囲で入力してほしい、選択肢から入力してほしい、半角の数字で入力してほしい、全角で入力してほしい、などです。

そのようなとき、いくら注意書きなどで「このセルにはこのように入力してほしい」などと記載しても、そのとおりに入力されない場合が多々あります。

そこで、活用したいのがエクセルの「入力規則」機能で、この機能を利用することでセルに入力できるデータを制限することができ、入力ミスを防ぐことができます。

そこで、ここではMicrosoft Excel(エクセル)で「入力規則」を利用して、セルに入力できるデータを制限する方法を紹介します。

動作環境

この記事は、以下の環境で実行した結果を基にしています。他のエディションやバージョンでは、動作結果が異なる場合があることをご了承ください。

ソフトウェアバージョン
Windows10 Pro 64bit20H2
Microsoft Excel for Microsoft 36516.0.13426.20120

「入力規則」の設定

「入力規則」を設定するときは、入力規則を設定したいセルを選択した状態で「データ」タブの「データツール」にある「データの入力規則」をクリックすると表示される「データの入力規則」画面で設定します。

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

入力値の種類

「入力規則」では、セルに入力できる値として以下の種類から選択でき、それぞれで入力可能な値の範囲などを制限できます。

  • 整数
  • 小数点数
  • 日付
  • 時刻
  • リスト
  • 文字列(長さ指定)
  • ユーザー設定

たとえば、入力値の種類として「整数」を選択して、データに「次の値の範囲」を選択して、最小値に「1」、最大値に「1000」と設定すると、そのセルには、1から1000までの整数しか入力できなくなります。

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

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規則を外れるデータを入力したとき

リストから入力する

入力規則でよく利用するのが、入力値の種類から「リスト」を選択して、セルに入力する値をプルダウンリストから選択するよう設定する方法です。

入力する値がある程度決まっている場合は、リストから入力するよう設定することで、入力ミスや表記ゆれを減らすのにも役立ちます。

リストから入力できるように設定する手順は、次のとおりです。

たとえば、以下の表でA2:A10のセルをリストから月を選択するよう設定したい場合、まずA2:A10のセルを選択した状態で「データの入力規則」画面を開き「入力値の種類」から「リスト」を選択し「ドロップダウンリストから選択」にチェックが入っていることを確認します。

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

「元の値」欄に設定する入力候補のリストは、ワークシートに入力したリスト範囲を指定したり、入力候補のリストをカンマ区切りで直接入力することができます。

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

以上で、対象のセルをクリックすると「▼」ボタンが表示され、これをクリックすると、入力候補が表示され入力したい項目を選択して入力できるようになります。

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

日本語入力のオン/オフを切り替える

入力規則では、名前や住所を入力するセルを選択した時や、数値を入力するセルを選択した時などで、自動的に日本語入力がオンまたはオフになるよう設定できます。

入力規則で日本語入力のオン/オフを切り替えるには、日本語入力のオン/オフを設定したいセル範囲を選択した状態で「データの入力規則」画面の「日本語入力」タブで、プルダウンで「オン(日本語入力オン)」や「オフ(英語モード)」を選択します。

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

以上で、対象のセルを選択すると、自動的に日本語入力のオン/オフが切り替わります。

メッセージを表示する

入力規則では、セルを選択したときにメッセージを表示させることができます。

セルを選択したときにメッセージを表示させるには、対象のセル範囲を選択した状態で「データの入力規則」画面の「入力時メッセージ」タブで「タイトル」「メッセージ」に内容を設定します。

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

以上で、対象のセルを選択すると、以下のようにメッセージが表示されるようになります。

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

入力時の注意事項などを表示したいときに便利です。

エラーメッセージを表示する

入力規則を設定したセルに規則を外れるデータを入力した場合、デフォルトの動作では、エラーメッセージが表示され、規則を外れるデータの入力はできなくなっていますが、規則を外れるデータも入力できるようにしたり、エラーメッセージをカスタマイズすることができます。

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

規則を外れるデータを入力する

規則を外れるデータを入力できるようにするには、対象のセル範囲を選択した状態で「データの入力規則」画面の「エラーメッセージ」タブで「スタイル」から「注意」または「情報」を選択します。

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

すると、次のようなメッセージは表示されるものの、規則を外れるデータも入力できるようになります。

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

「注意」を選択した時の画面

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

「情報」を選択した時の画面

エラーメッセージをカスタマイズする

エラーメッセージをカスタマイズするには「データの入力規則」画面の「エラーメッセージ」タブで「タイトル」「エラーメッセージ」に表示させたい内容を入力します。

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

Excel(エクセル)でセルに入力できるデータを制限する方法(入力規則)

カスタマイズしたエラーメッセージ画面

あとがき

Excelで複数の人が編集するような資料を作成するときなどでは、セルに入力できるデータの形式を制限しておけば、入力ミスを減らすこともでき、結果として作業効率を上げるのにも役立つでしょう。

ご活用あれ。

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