Web版Gmailで定型文をテンプレート登録して、メール作成を効率化する方法

Web版Gmailで定型文をテンプレート登録して、メール作成を効率化する方法

仕事やプライベートでの電子メールとしてGmailを利用している方も多いと思いますが、Gmailで作成したメールの内容を思い返してみると、書き出しの文言がいつも同じなんてことがないでしょうか。

たとえば、仕事のメールだと「お世話になっております。」など。

このような、お決まりの内容を入力することが多いなら、テンプレート機能を利用して、よく使うメッセージをテンプレートとして登録しておき、テンプレートを利用してメール作成すれば、メール作成にかかる時間を効率化できます。

そこで、ここではWeb版Gmailで、テンプレート機能を利用する方法を紹介します。

テンプレート機能を有効化する

テンプレート機能は、デフォルトでは無効化されているので、以下の手順で有効化します。

まず、Gmailのページにアクセスして、右上の歯車アイコンをクリックし「設定」を選択します。

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設定画面が開いたら、上部のタブから「詳細設定」をクリックし「テンプレート」の項目で「有効にする」を選択します。

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設定の変更を保存するために、画面を一番下までスクロールして「変更を保存」をクリックします。

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以上で、テンプレート機能が有効化され、利用できるようになります。

テンプレートを登録する

テンプレートを登録するときは、新規メールの作成画面を開いて、テンプレートとして登録したい内容(件名・本文)を入力します。

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入力が終わったら、メール作成画面右下にあるメニューボタンから「テンプレート」>「下書きをテンプレートとして保存」>「新しいテンプレートとして保存」を順にクリックします。

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テンプレートの名前を入力する画面が表示されるので、分かりやすい名前を入力して「保存」をクリックします。

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以上で、入力した内容がテンプレートとして登録されました。

テンプレートを利用してメールを作成する

テンプレートを利用してメールを作成するときは、まずはいつもどおり新規メールの作成画面を開きます。

新規メールの作成画面右下にあるメニューボタンをクリックして「テンプレート」を選択すると、登録したテンプレートが表示されているので、挿入したいテンプレートをクリックします。

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すると、新規メールにテンプレートの内容が反映されます。

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テンプレートを削除する

登録したテンプレートを削除したいときは、新規メールの作成画面で、右下にあるメニューボタンをクリックして「テンプレート」>「テンプレートを削除」を順にクリックすると、登録しているテンプレートが表示されるので、削除したいテンプレートをクリックします。

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すると、テンプレートを削除するかの確認画面が表示されるので「削除」をクリックします。

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以上で、対象のテンプレートを削除できます。

あとがき

仕事で電子メールを利用していると、定期的に定型的なメールを送信することがよくあります。

仕事でGmailを利用しているなら、利用しない手はないですよ。

記事が役立ったらシェアしてくれるとうれしいです。

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