Googleドキュメントをオフラインで利用する方法

Googleが提供するオフィスツールサービス「Google ドキュメント」「Google スプレッドシート」「Google スライド」は、Webブラウザやスマホ用アプリからドキュメント作成ができる便利な無料サービスですが、基本はオンラインでの利用を前提としているため、インターネットに接続していないオフライン環境では利用できないと思われがちです。

ですが、事前に設定しておけば、インターネットに接続していないオフライン環境でも、ファイルの作成、閲覧、編集ができるようになります。

そこでここでは、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドをオフラインで利用する方法を紹介します。

動作環境

この記事は、以下の環境で実行した結果を基にしています。他のエディションやバージョンでは、動作結果が異なる場合があることをご了承ください。

オフラインアクセスを有効化する方法

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドをオフラインで使用するためには、事前設定として、オフラインで使用するPCをインターネットに接続した状態で、以下の設定を行います。

まず、Chromeを開き、オフラインで利用するときのGoogleアカウントにログインし、拡張機能「Googleオフラインドキュメント」をインストールして有効にしておきます。

Google オフライン ドキュメント - Chrome ウェブストア

次に、ChromeからGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかのホーム画面を開き、左上のメニューボタンをクリックします。

メニューが表示されたら「設定」をクリックします。

設定画面が開いたら「オフライン」のスライダーをオンにして「OK」をクリックします。

以上で、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド、ドライブの各サービスがオフラインで利用できるようになります。

なお、各サービスへアクセスするためのブックマークを作成しておけば、オフライン時もブックマークからすぐに開けます。

以下の画像は、オフライン環境でGoogleドキュメントへアクセスした画面で、既存のファイルをクリックすれば閲覧・編集が可能で、右下の「＋」ボタンをクリックすればファイルの新規作成も可能です。

特定のファイルをオフラインで使用可能にする

デフォルトでは、最近使用した一部のファイルがオフラインファイルとして自動的に保存されますが、特定のファイルをオフラインで利用したい場合は、上記の手順に加えて次の手順を行います。

オフラインで使用したいファイルのメニューボタンをクリックして、メニューから「オフラインで使用できるようにする」のスライダーをオンにします。

すると、ファイルがオフラインで使用可能になったことを示すチェックマークがファイルの横表示され、そのファイルをオフラインで利用できるようになります。

あとがき

ちなみに、Android端末でもGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかのアプリを開き「設定」メニューから「最近使用したファイルをオフラインで使用可能にする」をタップすることで、オフラインで利用できるようになります。

「Googleドキュメント」アプリの設定画面

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドをよく利用している方は、オフラインで利用できるよう設定しておけば、いざというときに便利ですよ。